Czy VAT można odliczyć w kolejnym miesiącu?
Czynny podatnik VAT może odliczyć podatek najwcześniej w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy i nabywca otrzymał fakturę. Jeżeli dokument nie został ujęty od razu, odliczenie nadal może nastąpić w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych przy rozliczeniach miesięcznych albo w jednym z dwóch kolejnych okresów przy rozliczeniach kwartalnych.
Przykładowo faktura otrzymana w maju, której nie uwzględniono w majowym JPK_V7, może zostać rozliczona w jednym z trzech następnych miesięcy. Nie trzeba wtedy poprawiać maja wyłącznie po to, aby odliczyć VAT. Jeżeli jednak przewidziany termin już minął, konieczna może być korekta wcześniejszego rozliczenia.
Czy data znalezienia faktury ma znaczenie w KSeF?
W przypadku faktury ustrukturyzowanej datą jej otrzymania jest co do zasady dzień nadania numeru KSeF, a nie moment, w którym przedsiębiorca lub księgowy zauważył dokument w systemie. Faktura dostępna w KSeF od czerwca nie staje się więc fakturą sierpniową tylko dlatego, że została otwarta dwa miesiące później.
Właśnie dlatego warto regularnie pobierać dokumenty i uzgadniać je z płatnościami, zamówieniami oraz operacjami na rachunku bankowym. Kancelaria Rachunkowa Everte wspiera przedsiębiorców w porządkowaniu obiegu dokumentów, sprawdzaniu kompletności kosztów oraz prawidłowym ujmowaniu faktur otrzymywanych w KSeF.
Kiedy spóźnioną fakturę ująć w kosztach podatkowych?
Moment odliczenia VAT nie musi być taki sam jak moment ujęcia wydatku w podatku dochodowym. Przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą uproszczoną dniem poniesienia kosztu jest co do zasady data wystawienia faktury. Późne odnalezienie dokumentu nie powoduje automatycznie przesunięcia kosztu na bieżący miesiąc.
Jeżeli faktura dotyczy wcześniejszego miesiąca tego samego roku, księgowość powinna ustalić, czy trzeba uzupełnić zapis w księdze oraz ponownie obliczyć zaliczkę na podatek. Znaczenie ma również to, czy wydatek rzeczywiście spełnia warunki uznania go za koszt działalności i został właściwie udokumentowany.
Jak postąpić przy pełnej księgowości?
W spółkach prowadzących księgi rachunkowe trzeba ustalić, jakiego okresu dotyczy wydatek i czy jest on istotny dla sprawozdania finansowego. Faktura za usługę wykonaną w czerwcu może dotyczyć kosztów czerwca, nawet jeśli trafiła do księgowości w lipcu. Przy zamkniętym roku sprawa jest bardziej złożona, ponieważ dokument może wpłynąć na wynik finansowy, CIT i wcześniej sporządzone sprawozdanie.
Nie każda spóźniona faktura wymaga cofnięcia zapisów, ale nie powinno się o tym decydować wyłącznie na podstawie daty wpływu dokumentu. Trzeba uwzględnić przyjętą politykę rachunkowości, zasadę istotności oraz charakter kosztu.
Co zrobić, gdy faktura dotyczy poprzedniego roku?
Dokument znaleziony już po zakończeniu roku należy przekazać księgowości jak najszybciej. Jeżeli dotyczy okresu, za który złożono zeznanie podatkowe albo zatwierdzono sprawozdanie finansowe, może być potrzebna korekta. Sposób ujęcia zależy od rodzaju ksiąg, wartości wydatku i tego, czy jest to koszt bezpośrednio związany z konkretnym przychodem.
Jak ograniczyć problem spóźnionych faktur?
Przed zamknięciem miesiąca warto porównać faktury z wyciągiem bankowym, płatnościami kartą, umowami i zakupami dokonywanymi przez pracowników. W firmach korzystających z KSeF potrzebna jest także osoba odpowiedzialna za regularne pobieranie dokumentów oraz przekazywanie ich do akceptacji. Sam dostęp do systemu nie gwarantuje, że każda faktura zostanie na czas sprawdzona i zaksięgowana.
Odnaleziona faktura kosztowa nie musi oznaczać utraty prawa do rozliczenia wydatku, ale nie zawsze można po prostu dopisać ją do bieżącego miesiąca. Trzeba oddzielnie przeanalizować VAT, podatek dochodowy i zasady prowadzenia ksiąg. Szybkie przekazanie dokumentu księgowości pozwala uniknąć niepotrzebnych korekt i rozbieżności w ewidencjach.