Kasa fiskalna – kto ma obowiązek jej instalacji?
Co roku zawęża się liczba przedsiębiorców, którzy mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Rośnie za to liczba osób, które muszą – niezależnie od dochodu oraz formy prowadzenia swojej firmy – zdecydować się na jej instalację. Zwolnienie dzieli się na podmiotowe oraz przedmiotowe. Oba te terminy, choć brzmią podobnie, mają zupełnie inne znaczenie:
- Zwolnienie podmiotowe – pozwala na zrezygnowanie z instalacji kasy fiskalnej w przypadku, gdy obrót ze sprzedaży w trakcie ostatniego roku podatkowego nie przekroczył granicznej kwoty 20 000,00 zł. Oczywiście w innej sytuacji są podatnicy, którzy rozpoczęli swoją działalność w trakcie trwania roku podatkowego. Wówczas limit ustala się proporcjonalnie. Trzeba podzielić wartość 20 000,00 zł na liczbę dni pozostałych w danym roku podatkowym. Dopiero po przekroczeniu uzyskanej kwoty zaistnieje obowiązek instalacji kasy.
- Zwolnienie przedmiotowe – prawo podatkowe definiuje wąskie grupy podatników, którzy nie muszą instalować kasy fiskalnej. Są to:
- usługi transportowe, w tym kurierskie, pocztowe i spedycyjne,
- działalności dziecięcych obozowisk i moteli,
- usługi z branży finansowej i ubezpieczeniowej,
- notariusze,
- usługi edukacyjne.
Co bardzo ciekawe, przedsiębiorcy prowadzący działalność niewymienioną wyżej, mogą zrezygnować z obowiązku instalacji kasy fiskalnej również wtedy, gdy dostarczają towar lub usługi całkowicie zdalnie, tj. bez bezpośredniego kontaktu z klientem oraz, gdy zapłata za cały towar nastąpiła na wybrane konto bankowe. Istotne jest także to, aby przelewy zbiorcze lub jednostkowe dokładnie opisywały rodzaj danej transakcji i towar, którego dotyczy zapłata. Niedopuszczalna jest zatem płatność przy odbiorze, ponieważ wymagałaby ona wydania paragonu fiskalnego, dla potwierdzenia przeprowadzenia transakcji. Sprzedaż zdalna to np. prowadzenie sklepu internetowego.
Istnieją też branże objęte bezwzględnym obowiązkiem instalacji kasy fiskalnej, do których nie można zastosować żadnych opisanych wyżej zwolnień i wyjątków. Są one opisane szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Brak możliwości skorzystania z jakiegokolwiek zwolnienia obowiązuje między innymi:
- taksówkarzy,
- sprzedaż sprzętu elektronicznego (komputerów) i sprzętu fotograficznego,
- sprzedaż metali szlachetnych lub jakichkolwiek wyrobów zawierających ich nawet najmniejsze fragmenty,
- sprzedaż wszelkich nośników danych,
- sprzedaży wyrobów tytoniowych oraz perfum,
- warsztaty samochodowe,
- fryzjerów i kosmetyczki,
- lekarzy,
- prawników.
Wszystkie powyższe branże, a także inne wymienione w rozporządzeniu, muszą zainstalować kasę przed dokonaniem jakiejkolwiek sprzedaży, czyli przed uzyskaniem pierwszych dochodów w wyniku jej prowadzenia.
Kasa fiskalna online – nowoczesność w przystępnej formie
Kasy fiskalne online otworzyły zupełnie nową erę w historii urządzeń fiskalnych w Polsce. Warto wiedzieć, że do tej pory tylko część przedsiębiorców była zobowiązana do instalacji kasy online. Niektóre firmy z własnej i nieprzymuszonej przepisami woli zakupiły urządzenia online, by iść z duchem czasu i korzystać z najnowocześniejszych rozwiązań.
Trzeba podkreślić, że do końca 2022 roku w sprzedaży znajdowały się dwa rodzaje urządzeń: online oraz z kopią elektroniczną (tradycyjne). Od 2023 roku kasy z kopią elektroniczną zostały wycofane ze sprzedaży. Można ich używać, dopóki pozwala na to stan techniczny. Jeśli jednak rozważasz zakup nowego urządzenia fiskalnego, na 100% będzie to kasa online.
Kasa online ma stałe połączenie z CRK, czyli Centralnym Repozytorium Kas, bazą zarządzaną przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Kasa fiskalna podczas pracy wykorzystuje łącze internetowe, dlatego tak ważna jest jego stabilność. Komunikacja kasy z CRK polega na wysyłaniu danych z urządzenia. Należą do nich pojedyncze paragony fiskalne, raporty dobowe oraz pewne zmiany wprowadzone przez podatnika, w tym w stawkach VAT.
Jak wybierać kasy fiskalne do swojej firmy?
Kasa fiskalna do Twojej firmy powinna odpowiadać na jej potrzeby. Producenci tych urządzeń, między innymi marka Elzab, Posnet czy Novitus, oferują rozmaite modele kas fiskalnych, różniących się pomiędzy sobą zarówno poszczególnymi parametrami, jak i liczbą funkcji dodatkowych czy wreszcie ostateczną ceną zakupu. Warto wybrać urządzenie na podstawie:
- Możliwości połączenia z siecią internetową – kasy fiskalne online muszą mieć ciągłe i stałe połączenie z internetem, gdyż muszą na bieżąco komunikować się z CRK. W sprzedaży są dostępne urządzenia łączące się z siecią za pomocą:
- przewodu Ethernet (kabel sieciowy),
- sieci WiFi (hotspot, router),
- GPRS/GSM (karta SIM).
- Bazy towarów – warto, aby Twoja kasa fiskalna online miała bazę towarów PLU, która będzie w stanie pomieścić wszystkie oferowane przez Ciebie artykuły bądź usługi. Mniejsze urządzenia oferują bazę 4-5 tysięcy PLU, a większe nawet do 50 tysięcy PLU. Odrębną kategorię stanowią drukarki fiskalne, które często oferują niemal nieograniczoną bazę towarową.
- Komunikacji z komputerem – czasami w prowadzeniu lokalu pomaga możliwość podłączenia urządzenia fiskalnego do komputera, na którym można zarządzać sprzedażą i analizować jej wyniki. Warto jednak wiedzieć, że najbardziej stabilne połączenie z komputerem gwarantuje zakup drukarki fiskalnej. W połączeniu z odpowiednim programem sprzedażowym można łatwo stworzyć swoje własne centrum zarządzania biznesem, magazynem, sprzedażą, dostawami itd.
- Współpracy z innymi urządzeniami peryferyjnymi – warto także, aby kasy fiskalne miały możliwość nawiązania połączenia oraz współpracy z urządzeniami dodatkowymi, uzupełniającymi. Należą do nich:
- terminale kart płatniczych,
- szuflady,
- systemy monitoringu,
- wagi,
- czytniki kodów kresowych,
- klawiatury dodatkowe.
Partnerem artykułu jest mico.pl